こんにちは。
この時期は各種団体で所謂「総会」を開いて、昨年度の活動や会計の報告をして、今年度の計画を発表して承認を得るということをしていると思います。
私の所属する中学校のPTAも総会を経て承認を得、令和６年度がスタートしました。
昨年までは書面表決で行っていました。総会資料と表決書を紙面で各家庭に配付し、記入頂き回収する。集計して発表するという流れですね。
これが結構大変だったんですよ。２０ページ近くある総会資料を家庭の数（およそ３５０）だけ印刷して、並べ揃えてホチキス止めする。そして配付する…
今年はこれをgoogle先生の力を借りて簡略化してみました。同様の取り組みをされているところもあると思いますが、少しご紹介させて頂きます。
１：googleアカウントの取得
PTAとしてgoogleでアカウントを作ります。確認用のメールアドレスが個人のメールアドレスになったりするのですが引き継ぎ時に変えればいいのです。
２：総会資料を作る
これは例年と変わりませんね。事業報告、会計報告、次年度役員、事業計画、会計予算などを議案として書面にまとめます。
３：googleドライブにアップする。
リンクを知っているひとのみ共有・改変出来ないようにロックするといった設定が必要ですが、アップするのは簡単です。
４：googleフォームで表決用のフォームを作る
５：資料閲覧用リンクと表決用のフォームのリンクをコピーして短縮URLを作る・QRコードも作る
googleドライブに保存した先のURL（リンク）をコピーして短縮URLを生成してくれるサイトで短縮URLを作ります。コピーしたURLそのままでも良いのですが、手入力する場合もあろうかと思いURLはなるべく短めにしました。
またスマートフォンなどでも確認しやすいようにQRコードを生成してくれるサイトでQRコードを作りました。
６：資料閲覧用と表決回答フォームのQRコードと短縮URLを記載したお手紙を配る
お手紙には紙面で欲しいかたは学校経由でお配りしますよ、と書いておきました。
と、簡単に言うと上記の流れです。あとは期限決めてそれまでに表決回答フォームへの入力を促す。
事細かに解説すると膨大な記事になりますが、言いたいことは「考え方を少しだけ変えるとPTAもラクになる」ということです。
勿論、上記の手間もそれなりに掛かります。しかし一回作れば後は次年度に使いまわしが出来るし、必要であればその都度改善していけば良いと思います。
既にあるもの、無料で使えるもの（googleや、学校から配信出来るメール）などを使って組み合わせて行けば省力化は結構出来るのです。
コロナ前のように体育館に集まってPTA総会を行うことも悪いことではありません。顔も見られるし結束に繋がりますしね。
でも時代も世の中も変わりつつあるときに、PTAも変わっていかなければならないとも思います。
そう、社会も会社も学校もPTAも、組織としての在り方や意義から変わってきている時代、我々個人の意識もアップデートしていかなければなりませんね。
最後までお読み頂きありがとうございます！
